关于主题

发送邮件要拟订一个主题，让收件人看标题就明白你要将说什么内容。当然也便于邮件分类保存后的搜索、查阅。主题如此重要，建议：

1、不要空，也不要空洞。比如，有人投简历时要么空起，要么“简历”二字，这对收件人来讲起不到任何提醒作用；

2、要简洁，不要很长一段话才能表示 ，更不要直接把正文写在主题栏里；

3、要真实反应邮件主题的重要性，不要随便使用紧急标识；

4、一封邮件一个主题，不要大杂烩；

5、千万不要出现错别字；

6、回复邮件太多次时最好修改主题，防止“RE：RE：RE：”这样叠加盖楼。

关于称呼和问候

邮件的开头应当称呼和问候收件人，第一是提醒本邮件是面向他/他们的;第二称呼和问候能够体现一个人的修养和职业素养。建议：

1、恰当地称呼收件人、要拿捏好分寸。如果是中方往来邮件，有职务一般按职务尊称，如李总、刘经理、王工之类的;如果没有或不知道的，可以称呼先生/女士，搞不清楚性别可以称呼××老师;如果面向多人发邮件，可以称呼各位同事、各位领导。如果是西方邮件，按西方商务函电规矩进行。

2、邮件的开始结尾一般都有问候，简单来说”你好!“、”您好!“”大家好!“就可以了。出国留学网提醒您，结尾一般简单来说用”祝顺利、平安、安好，颂 商祺之类的就可以。

关于正文

正文很关键，基本要求是简明扼要、行文通顺。

1、根据自己与收件人的熟络程度、等级关系，邮件对内还是对外，选择恰当的语气和语言，防止造成误解;

2、用简单词汇和句子把要描述的内容叙述清楚、表达清晰，最好不要出现晦涩难懂的语句。

3、如果具体内容确实很多，正文最好只做摘要介绍，单独写文件作为附件进行详细描述。

4、如果必要，正文用序号列表，以示清晰明确;合理利用表格、图片辅助阐述更加直观。

5、一封邮件交待完整信息，不要在发出邮件后又想起事情没交待完再发邮件补充，标以更正、补充，容易引人反感。

6、尽量避免错别字或拼写错误。

7、合理提示重要信息。重要信息要特别提示，但提示切忌没有重点，更不要满篇都是红色、加粗、斜体的提示，恐影响收件人阅读邮件。

8、选择合适的字体，不要太大，也不要太小。同时邮件中一般不要使用：)之类的笑脸字符。因为在商务邮件特别是对外邮件中，这样的字符显得有些轻佻。